Procédure interne. Elle décrit qui fait quoi, quand, et quelle pièce en résulte. Chaque étape correspond à une ligne de la checklist automatique présente sur chaque session.
Phase 1 — Avant la session
- Devis ou proposition — organisme, sous 72 h. Reprend les mentions de la fiche formation. Pièce : proposition datée et numérotée.
- Convention ou contrat — organisme, avant démarrage. Convention si financement entreprise ou OPCO, contrat si financement personnel (avec délai de rétractation de 10 jours). Pièce : document signé, déposé sur la session. Bloquant : la session ne peut pas passer « en cours » sans lui.
- Accord de prise en charge — organisme. Dossier OPCO, EDOF, France Travail ou France Num selon le cas. Pièce : notification écrite du financeur. Sans accord, la facturation se fait au client final : le signaler avant.
- Positionnement — organisme puis formateur. Envoi automatique à l’inscription. Pièce : réponses horodatées. Le formateur analyse et ajuste le programme ; l’ajustement se trace dans le bilan de session.
- Demandes d’adaptation — référent handicap, sous 5 jours. Toute demande déclarée au positionnement remonte automatiquement. Pièce : réponse écrite dans la fiche de l’apprenant, et adaptation effectivement mise en œuvre.
- Convocations — organisme, au plus tard 7 jours avant. Générées pour tous les inscrits depuis la fiche session. Pièce : documents horodatés, visibles dans l’espace apprenant.
- Programme et règlement intérieur — organisme. Générés et mis à disposition. Accusé de lecture du règlement collecté dans l’espace apprenant.
- Logistique — organisme. Présentiel : salle, équipements, accessibilité PMR, restauration. Distanciel : liens, comptes, prérequis techniques vérifiés avec chaque participant.
- Intervenant — organisme. CV et preuves de qualification à jour. En sous-traitance : contrat écrit, clause de respect du référentiel, copie du certificat en cours de validité, alerte 90 jours avant expiration.
Phase 2 — Pendant la session
- Accueil — formateur. Objectifs, déroulé, règlement intérieur, consignes de sécurité, canal de signalement, référent handicap. À faire en séance, pas par e-mail.
- Émargement — formateur, à chaque demi-journée. Trois modes au choix : QR projeté (renouvelé toutes les 90 secondes), espace apprenant, ou papier scanné. La contresignature clôture le créneau : plus aucune signature ne peut y être ajoutée. Pièce : feuille d’émargement avec empreintes chaînées.
- Supports — formateur. Déposés dans l’espace apprenant, jamais par lien de stockage brut : chaque ouverture est journalisée.
- Suivi du distanciel — référent pédagogique. Les traces techniques ne suffisent pas. Chaque relance, réponse ou point d’étape se trace dans « Intervention du référent pédagogique ». Un rapport d’activité sans intervention humaine est une preuve insuffisante.
- Évaluation des acquis — formateur. Selon les modalités annoncées sur la fiche. Pièce : grille d’évaluation renseignée par participant.
Phase 3 — Après la session
- Satisfaction à chaud — envoi automatique à la clôture de la session.
- Évaluation des contenus — automatique, questionnaire distinct. Ne jamais fusionner les deux : ce sont deux exigences séparées du référentiel.
- Bilan formateur — formateur. Écarts, adaptations réalisées, pistes d’amélioration. Alimente le plan d’action.
- Attestations de fin de formation — organisme. Générées pour tous les inscrits.
- Certificats de réalisation — organisme. Exigés par la plupart des financeurs pour solder le dossier.
- Évaluation à froid — automatique, 90 jours après la fin. Programmée à la clôture, envoyée par la tâche planifiée.
- Restitution à l’équipe — référent qualité. Les résultats de l’évaluation des contenus sont partagés avec les formateurs et donnent lieu à une décision tracée. La restitution fait partie de la preuve.
Phase 4 — Administratif et financier
- Facturation — organisme. Mentions obligatoires : numéro de déclaration d’activité, exonération de TVA le cas échéant, référence de la convention, financeur et subrogation de paiement s’il y a lieu. Numérotation continue par exercice.
- Règlement — organisme. Relance à 30 jours. Les délais OPCO sont longs : anticipez la trésorerie.
- Bilan pédagogique et financier — organisme, annuel. Heures-stagiaires, produits par origine de financement, effectifs par catégorie, sous-traitance. Reportez au fil de l’eau plutôt qu’en avril.
- Archivage du dossier de preuve — référent qualité. Se coche quand toutes les règles de preuve de la session sont satisfaites. Durées : preuves qualité alignées sur le cycle de certification, pièces comptables 10 ans.
Ce qui bloque, et ce qui ne bloque pas
Trois transitions sont bloquantes dans l’outil : passage en « confirmée » sans positionnement, en « en cours » sans convention ni convocations, en « terminée » sans émargement complet. Le blocage peut être forcé, mais il exige un motif écrit, et le forçage est inscrit au journal d’audit. Un forçage sans motif crédible se retourne contre vous en audit : mieux vaut régulariser la pièce.
Rythme de contrôle
- Chaque semaine : ouvrir Formation → Pilotage, traiter les alertes, vider la liste « Ce qui bloque aujourd’hui ».
- Chaque mois : alimenter les trois registres de veille — un registre sans colonne « impact » renseignée est la non-conformité la plus fréquente.
- Chaque trimestre : revoir la cartographie des risques et mesurer l’efficacité des actions correctives closes.
- Chaque année : vérifier que le référentiel chargé est toujours la version applicable, et relire les procédures obligatoires.